사업 때문에 나간 돈, 빼먹지 말고 모두 경비 처리하려면? 5가지 증빙 서류 중 하나는 꼭 챙겨야 하는데요. 세이브택스에서 개인사업자 비용 처리를 위해 꼭 필요한 적격증빙을 정리해드립니다.
세무법인 세이브택스
2023년 11월 29일
‘비용 처리하면 된다’는 말, 일하다 보면 꽤나 익숙하게 들어보셨을 텐데요. 여기서 비용 처리란, 특정 지출을 사업과 관련한 비용(경비) 명목으로 처리하여 세금 신고 시 경비로 인정 받는 것을 말합니다.
왜들 그렇게 경비 처리를 하고 싶어할까요? 경비로 인정된 금액은 종합소득세 신고 시 나라에서 파악하는 내 소득을 줄여주기 때문이에요. 그러니 사업과 관련해서 나간 돈은 미리미리 법적 근거가 되는 자료, 즉 적격증빙을 갖추어 빠짐없이 비용 처리 하는 것이 절세의 출발이자 핵심입니다. 적격증빙이 없어 인정 받지 못한 비용을 고스란히 세금으로 내는 것만큼 아까운 게 또 있을까요?
하지만 어디서는 특정 서류가 없어도 된다고 하고, 어디서는 반드시 어떤 서류가 필요하다는 등 자꾸 말이 다른 것 같아 헷갈리는 상황이 자주 발생하곤 합니다. 사업 성장시키기도 바쁜데, 세금 문제를 알아보느라 시간을 허비하는 사장님이라면 주목하세요. 오늘은 세이브택스에서 개인사업자가 비용 처리에 필요한 적격증빙 5가지를 딱 알려 드릴게요.
우리가 흔히 말하는 비용 처리는 세법 용어로는 ‘경비 처리’가 더 정확합니다. (필요)경비란 사업과 관련하여 지출한 금액으로, 인정 시 나라에서 파악하는 내 수입에서 해당 금액을 차감할 수 있습니다. 종합소득세를 매기는 과정에서 필요한 내 소득을 줄여주니, 개인사업자 경비 처리는 가장 첫 번째 절세 전략이라 할 수 있죠.
단, 적격증빙이 있다고 무조건 경비 인정을 받을 수 있는 건 아닙니다. 사적 비용이 아닌 업무용 지출이어야 가능합니다. ‘국세청에서 나 같이 작은 사업을 하는 사람의 경비를 어떻게 하나하나 확인하겠어?’라는 생각은 버리시는 게 좋습니다. 경비 처리 항목마다 모두 깐깐한 기준이 정해져 있거든요.
2) 증빙 서류는 5년간 보관해요
국세기본법에서는 모든 거래에 관한 장부 및 증빙 서류를 세금 신고 기한이 지난 날부터 5년간 보존할 것을 명시하고 있습니다. 요즘엔 소득세 신고 시 영수증을 제출하지 않고 5년간 보관하는 게 원칙인 것이죠.
이는 이후 세무조사 또는 소명 요청이 발생할 수 있기 때문입니다. 이때 보관 중인 증빙서류를 통해 내가 비용 처리한 항목에 타당한 근거가 있다는 것을 보여주어야 합니다.
그런데 왜 5년이냐구요? 나라에서 세금을 다시 확인하고 새로 부과할 수 있는 기간이 5년이기 때문입니다.
3) 복식부기 의무자는 사업용 계좌를 등록해야 해요
개인사업자 중 복식부기 의무자는 사업장별로 사업용 계좌를 개설하여 사용해야 할 거래 금액, 실제 사용 금액, 미사용 금액 등을 기록하고 관리해야 합니다. 개인용이 아닌 사업용 계좌를 따로 두어 사업소득 및 비용 내역을 투명하게 관리하라는 나라의 명이죠.
최초로 복식부기 의무가 적용되기 시작했을 때, 해당 적용 과세기간의 개시일로부터 6개월 이내에 사업용 계좌를 홈택스에 신고하여야 한다는 점을 기억하세요.
세금계산서는 사업자 간 거래를 증명하는 서류입니다. 정확히 말하면 상품값에 부가가치세를 포함하여 거래했다는 것을 증명하는 계산서인데요. 거래한 사업자들의 등록번호와 상호부터 거래한 품목 및 수량과 금액과 부가세 등등이 상세하게 기록됩니다. 나라 입장에서는 사업자 간에 이루어진 거래를 상세하게 파악할 수 있는 매우 귀중한 자료겠죠?
따라서 다른 사업자에게 돈을 썼을 땐 필히 세금계산서를 빼먹지 말고 받아야 합니다. 세금계산서는 구매하는 측이 아닌 판매하는 측에서 발급하거든요. 또 세금계산서는 종합소득세 비용 처리뿐 아니라 부가가치세 매입세액공제에도 필수적인 적격증빙이므로 다른 사업자와의 거래에서는 항상 잊지 말고 발급 요청을 생활화하시기 바랍니다.
2. 계산서
세금계산서 말고 계산서는 또 뭐냐구요? 세금계산서는 부가가치세 과세사업자가 발행하는 것입니다. 즉 부가세가 포함된 계산서를 세금계산서라고 합니다. 그렇다면 그냥 계산서는? 부가세가 면제되는 상품을 거래할 때 발행하는 계산서를 말합니다.
종합소득세 비용 처리에 있어서는 부가세가 붙든 안 붙든 사업과 관련한 지출은 모두 관련 자료를 갖추어 인정 받아야겠죠? 그래서 부가세가 안 붙는 상품을 구매할 때에도 판매 사업자에게 계산서를 요청해야 합니다.
3. 신용/체크카드 전표
신용카드나 체크카드 전표(영수증)도 비용처리를 위한 적격증빙으로 쓸 수 있습니다. 사업자등록번호, 결제 금액, 결제 일시가 포함된 영수증이면 됩니다.
개인사업자라면 대표자 명의 카드를 쓰는 것이 가장 좋습니다. 가족이나 직원 카드 등으로 결제했을 경우에도 비용 처리가 가능하지만 해당 비용이 사업상 목적으로 사용되었음을 입증해야 합니다.
가장 간편한 방법은 사업용 신용카드를 따로 발급받아 홈택스에 해당 카드를 등록해두는 것입니다. 누락 위험도 줄이고, 세금 신고를 위한 자료 정리도 더 간편해지기 때문입니다. 특히 복식부기 의무자라면 사업용 계좌와 연결된 카드를 쓰는 것이 좋습니다.
부득이하게 카드를 들고 오지 않아 현금을 내셨다구요? 잊지 말고 사업자 등록번호로 현금영수증을 받으세요. 그럼 비용 처리가 가능합니다. 사업자등록번호로 발급 받은 현금영수증은 홈택스에서 수임 동의 후 자동으로 조회가 가능하거든요.
단, 현금영수증 발급 시 개인 앞으로 발급되는 핸드폰 번호가 아니라 사업자 번호를 입력해야 한다는 점을 잊지 마세요.
간혹 세금계산서가 현금영수증보다 비용 처리에 유리하다고 생각하시는 경우가 있는데요. 현금영수증도 (세금)계산서 및 카드 영수증과 동일한 효력을 갖추고 있으니 현금영수증을 받았다면 크게 걱정하지 않으셔도 됩니다.
5. 원천징수 영수증 & 지급명세서
원천징수 영수증은 인건비를 지급하는 쪽에서 발행하는 서류입니다. 해당 소득을 지급하면서 원천세를 떼었다는 것을 증명하는 영수증인데요. 사실 영수증 없이 매월 원천세 신고만 하셔도 이 부분은 증명이 됩니다.
원칙적으로 원천징수 영수증과 지급명세서는 사업자가 인건비를 비용 처리 하기 위해 필요한 서류입니다. 사업을 하면서 한 해 동안 이만큼의 인건비를 썼다는 내용을 증빙할 수 있는 서류이기 때문이죠.
✅ 간이영수증만으로도 비용 처리 가능할 때도 있어요
간이영수증은 종이로 손쉽게 발행할 수 있는 영수증입니다. 세탁소, 택배, 주차장, 문방구 같은 곳에서 써주는 영수증을 떠올리시면 됩니다.
간이영수증은 특정한 경우에 한해 경비 처리를 위한 근거 자료로 인정이 되는데요. 3만원 이하의 일반 경비, 1만원 이하의 접대비일 경우 간이영수증만으로도 비용 처리가 가능합니다.
그렇다면 3만원이 넘는 지출을 했는데 간이영수증밖에 없다면? 경비 처리 가능합니다. 하지만 증빙 불비 가산세 2%가 붙습니다. 그러니 부득이하게 3만원 넘는 현금으로 계산하고 간이영수증밖에 받지 못했다 해서 비용 처리를 포기하지 마시고 가산세를 부담하고서도 비용으로 인정 받는 게 더 낫습니다.
대형 세무법인 세이브택스에서는 ‘세이브택스 다이렉트’라는 별도의 서비스를 운영 중입니다. 그게 뭐냐구요? 여러분이 직접 신고를 진행하되, 세무 용어 하나 모르는 분들도 전 과정을 이해하며 오류와 누락 없이 종합소득세 신고를 완료하실 수 있도록 도와드리는 간편 신고 도움 서비스예요. 간편 인증 1번이면 자료를 자동 수집해 불필요한 서류 제출 절차는 건너뛸 수 있죠.
세무 대리인이 지정되지 않는 신고 도움 서비스이기 때문에, 이용료는 최저 수준인 2만 5천 원입니다. 그렇다고 서비스 퀄리티가 낮을 거라 생각하지 마세요. 관리 매출 1조가 넘는 대형 세무법인 세이브택스에서 오랜 기간 고민하여 설계한 서비스거든요. 세금 신고에 필요한 항목들을 촘촘하게, 그러면서도 쉽고 간편하게 입력하고 검토하실 수 있도록 단계를 세세하게 구성했습니다.
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